Wie ein Einzelhandels- und Vertriebsunternehmen Überstunden beim Monatsabschluss für ein 40-köpfiges Finanzteam eliminierte

Das 40-köpfige Finanzteam eines Einzelhandels- und Vertriebsunternehmens eliminiert nach der Einführung von PayConnect rund drei Wochen abschlussbedingte Überstunden pro Quartal.

Industry
Einzelhandel & Vertrieb
ERP
SAP ECC
Finance Team
40-köpfiges Finanzteam

Die Herausforderung

Der Monatsabschluss bei diesem Einzelhandels- und Vertriebsunternehmen erforderte routinemäßig fast drei Wochen Überstunden von seinem 40-köpfigen Finanzteam. Manuelle Abstimmungs- und Konsolidierungsaufgaben stauten sich in den letzten Tagen des Abschlusses und erzwangen jedes Quartal späte Abende und Wochenendarbeit.

Die Überstundenbelastung trug zu einer steigenden Fluktuation im Finanzteam bei und erschwerte eine verlässliche Personalplanung für die Abschlussperiode.

Die Lösung

PayConnect wurde auf der bestehenden SAP-ECC-Umgebung des Unternehmens eingeführt und automatisierte die Abstimmungs- und Abschlussaufgaben, die zuvor die meisten Überstunden verursacht hatten.

  • Abschlussaufgabenmanagement ersetzt Ad-hoc-Checklisten auf E-Mail- und Tabellenbasis
  • Automatisierte Bank- und Hauptbuchabstimmung über alle Filial- und Distributionszentrumskonten
  • Echtzeit-Dashboard zum Abschlussstatus, damit Manager die Arbeitslast neu ausbalancieren konnten, bevor Fristen verstrichen
  • Native SAP-ECC-Integration — keine manuellen Datenexporte erforderlich

Die Ergebnisse

Innerhalb von zwei Quartalen nach der Einführung waren die abschlussbedingten Überstunden auf null gesunken.

  • Überstunden während des Abschlusses auf null reduziert, gegenüber zuvor rund drei Wochen pro Quartal
  • Abschlusszyklus auf 4 Tage verkürzt
  • Fluktuation im Finanzteam während der Abschlussperioden stabilisiert
  • Abstimmungsrückstand am Monatsende beseitigt

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Wie es weitergeht

Das Finanzteam führt das Abschlussaufgabenmanagement von PayConnect nun in zwei weiteren regionalen Geschäftsbereichen ein.

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Key Results
0
Überstundentage während des Abschlusses (zuvor ~3 Wochen/Quartal)
4 Tage
Länge des Abschlusszyklus
40
Mitarbeiter im Finanzteam

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