„Unser Abschluss dauert 10 Tage" wird meist so gesagt, wie man einen leicht lästigen Arbeitsweg erwähnt — eine akzeptierte Unannehmlichkeit, keine Kosten, die jemand tatsächlich beziffert hat. Wenn man sie tatsächlich beziffert, mit nichts Exotischerem als Personalstärke, Zeit und einem belasteten Stundensatz, ist die Gesamtsumme in der Regel höher, als die meisten Finanzverantwortlichen erwarten. So berechnen Sie sie für Ihr eigenes Team, mit jeder Annahme explizit gemacht.
Warum „10 Tage" gut klingt, bis man es beziffert
Zehn Kalendertage sind ungefähr zwei Arbeitswochen jeden Monats, die teilweise oder vollständig für abschlussbezogene Aufgaben aufgewendet werden: Abstimmungen, Buchungen, Prüfzyklen und Statusbesprechungen. Als „10 Tage" formuliert, klingt es wie ein Terminplanungsdetail. Als Dollarbetrag formuliert, ist es meist eine Zahl, die CFOs noch nie schriftlich gesehen haben — weil niemand den Abschluss intern so abrechnet, wie man ein Projekt abrechnen würde.
Die Annahmen hinter dieser Berechnung
Um klarzustellen, was folgt: Dies sind veranschaulichende, ausdrücklich gekennzeichnete Annahmen für ein hypothetisches 50-köpfiges Finanzteam, keine gemessene Zahl eines bestimmten Unternehmens. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, und das Ergebnis wird sich entsprechend ändern.
- Größe des Finanzteams: 50 Personen
- Gemischte, vollständig belastete Stundenkosten pro Person: 65 USD/Stunde (Gehalt plus Leistungen und Gemeinkosten)
- Anteil der Zeit jeder Person, die während des 10-tägigen Abschlussfensters für abschlussbezogene Arbeit aufgewendet wird: durchschnittlich 30 % im Team (manche Rollen sind während der vollen 10 Tage abschlussintensiv, andere sind nur einen oder zwei Tage damit befasst)
- Standardarbeitstag: 8 Stunden
Die Rechnung
50 Personen × 10 Arbeitstage × 8 Stunden × 30 % Abschlusszeitanteil = 1.200 Stunden abschlussbezogener Arbeit pro Abschlusszyklus.
1.200 Stunden × 65 USD/Stunde = 78.000 USD an vollständig belasteten Arbeitskosten pro Monatsabschluss.
Auf das Jahr hochgerechnet über 12 Monatsabschlüsse: rund 936.000 USD pro Jahr — noch bevor die Kosten eines Quartals- oder Jahresabschlusses gezählt werden, der in der Regel länger dauert und mehr Personen außerhalb des Kernfinanzteams einbezieht.
Diese Zahl umfasst nur die direkten Arbeitskosten. Sie enthält nicht die schwerer zu quantifizierenden Kosten: verzögerten Zugang zu Managementinformationen während des Abschlussfensters, die Opportunitätskosten dafür, dass Finanzpersonal keine zukunftsgerichtete Analyse durchführt, oder die Nacharbeitskosten, wenn ein spät entdeckter Fehler dazu zwingt, einen Teil des Abschlusses zu wiederholen.
Was ein schnellerer Abschluss tatsächlich wert ist
Betrachten Sie unter denselben Annahmen einen von 10 auf 4 Tage verkürzten Abschluss — eine Reduzierung um 60 %, am oberen Ende der 40–60%igen Reduzierung der Abschlussdauer, die PayConnect-Kunden typischerweise durch die Kombination von Prozessneugestaltung und Automatisierung melden. Das reduziert den Abschlusszeitanteil proportional. Wendet man dasselbe 50-köpfige Team zu 65 USD/Stunde auf einen 4-tägigen Abschluss an, sinken die vollständig belasteten Arbeitskosten auf rund 31.200 USD pro Zyklus bzw. etwa 374.400 USD pro Jahr: ein Unterschied von über 560.000 USD allein bei den Arbeitskosten, noch bevor der Wert von zwei zusätzlichen Wochen pro Monat an früherem Zugang zu abgeschlossenen Zahlen gezählt wird.
Berechnen Sie die Zahlen für Ihr eigenes Team
Der genaue Multiplikator wird für jede Finanzorganisation unterschiedlich sein — Teamgröße, Abschlusslänge und der Anteil der tatsächlich für Abschlussarbeit aufgewendeten Zeit variieren alle. Die Methode zählt: Multiplizieren Sie die Personalstärke mit den Abschlusstagen mit den Stunden mit dem Anteil der tatsächlich für Abschlussarbeit aufgewendeten Zeit, und wenden Sie dann Ihren eigenen gemischten belasteten Satz an. Es ist eine fünfminütige Berechnung, die dazu neigt, zu verändern, wie ein Gespräch über die Abschlusslänge auf Führungsebene priorisiert wird.